KKKevin KleinKI-Systeme & Automatisierung

KI-Beratung · Umsetzung · Automatisierung

KI-Systeme, die wirklich zu Ihrem Unternehmen passen.

Ich begleite mittelständische Unternehmen von der ersten Idee bis zum verlässlich betriebenen KI-System: bei Architektur- und Anbieterwahl, Automatisierung und Integration sowie bei Einführung, Übergabe und auf Wunsch auch im laufenden Betrieb.

Der klare Einstieg: KI-Orientierung mit Entscheidungsbericht – zwei fokussierte Workshops und eine schriftliche, begründete Empfehlung zum weiteren Vorgehen.

Unverbindliches Vorgespräch anfragen ↗Praxisbeispiel ansehen ↓

Der beste Einstieg ist eine konkrete Aufgabe aus Ihrem Arbeitsalltag. Das gewünschte Ergebnis muss sich klar prüfen lassen.

So entsteht die LösungKlare Rollen & Übergaben
  1. 01
    Ihr FachteamZeigt den echten ArbeitsablaufAufgaben · Dokumente · Ausnahmen · Verantwortliche
  2. 02
    GemeinsamLegen wir Ziel und Grenzen festNutzen · Daten · Kosten · Freigaben
  3. 03
    KevinBaut und testet den passenden Weglokal · Cloud · hybrid, passend zur Aufgabe
  4. 04
    Ihr TeamPrüft, entscheidet und übernimmtAbnahme · Freigabe · Betrieb
ErgebnisEin nutzbarer, dokumentierter Ablauf mit klarer Verantwortung
Am Arbeitsalltag orientiertAnbieter offen verglichenKundeneigene ZugängeDokumentiert übergeben

Fiktives Beispiel aus einem mittelständischen Unternehmen

Wenn jahrzehntelanges Betriebswissen da ist, aber im Alltag schwer auffindbar bleibt.

Dieses frei erfundene Beispiel verbindet typische Anforderungen. Es beschreibt keinen realen Kunden und kein bereits produktiv eingesetztes System.

01

Ein KI-Chat-Assistent, der Ihr internes Wissen nutzt und Quellen nennt

Ausgewählte Dokumente werden zur durchsuchbaren Wissensbasis; Antworten enthalten eine Quellenangabe zur Prüfung.

Ablauf ansehenAblauf schließen

Vorher

Techniker und Innendienst suchen in Handbüchern, Servicehinweisen, Wartungsprotokollen und Qualitätsberichten, verteilt über Ordner und Systeme. Oft hilft nur die Person, die weiß, wo etwas abgelegt wurde.

So funktioniert es

Ausgewählte Handbücher und Berichte werden als durchsuchbare Wissenssammlung aufbereitet. Bei einer Frage sucht der KI-Chat-Assistent zuerst die passenden Textstellen und nutzt sie für eine Antwort mit Quellenverweis. Reichen die freigegebenen Unterlagen für eine Antwort nicht aus, macht er das sichtbar.

Danach

Mitarbeitende stellen dem KI-Chat-Assistenten eine Arbeitsfrage, prüfen die angegebene Textstelle und entscheiden selbst. Der KI-Chat-Assistent unterstützt die Entscheidung; Wartungs- oder Qualitätsmaßnahmen gibt er nicht frei.

Wo Ihre Daten bleiben

Die ausgewählten Dokumente, die daraus erstellte Suche und die Verarbeitung durch das KI-Modell bleiben in einer Infrastruktur, die Ihr Unternehmen kontrolliert. Externe Dienste werden vorab einzeln benannt und nur nach Ihrer Freigabe angebunden.

Kosten, die vor einer Umsetzung geklärt werden

Unterlagen aufbereiten · Hardware oder Hosting · Umsetzung und Integration · Tests und Übergabe · Betrieb, Aktualisierungen und Support

KI-Chat-Assistent im Video ansehen: belegte Antwort mit sichtbarer Quelle ↓

02

Angebotsentwurf auf Basis freigegebener Unterlagen

Eine neue Anfrage wird mit freigegebenen Angeboten und aktuellen Vorgaben abgeglichen. Daraus entsteht ein Entwurf mit Verweisen auf die verwendeten Unterlagen, den eine verantwortliche Person vor dem Versand prüft.

Ablauf ansehenAblauf schließen
Vorher
Bei einer neuen Anfrage beginnt die Suche in alten Angeboten; Texte und Positionen werden immer wieder manuell übertragen.
So funktioniert es
Freigegebene frühere Angebote und aktuelle Vorgaben werden durchsucht. Der vorbereitete Entwurf verweist direkt auf die verwendeten Unterlagen.
Danach
Eine verantwortliche Person prüft Leistungsumfang, Formulierungen und kaufmännische Angaben, bevor etwas das Unternehmen verlässt.
Wo Ihre Daten bleiben
Nur die vereinbarten Angebote und benötigten Angaben werden verarbeitet. Vorab wird festgelegt, wo die Daten gespeichert und welches Modell genutzt wird.
Kostenbereiche
Unterlagen aufbereiten · Suche und KI-Modell · Anbindung · fachliche Prüfung · Pflege
03

Vom E-Mail-Eingang zum geprüften nächsten Schritt

Eine eingehende E-Mail wird eingeordnet und die benötigten Angaben werden vorbereitet. Eine Person entscheidet über jeden weiteren Schritt.

Ablauf ansehenAblauf schließen
Vorher
Anfragen werden gelesen, eingeordnet und von Hand ins nächste System übertragen. Sonderfälle können im Postfach liegen bleiben.
So funktioniert es
Ein Automatisierungsablauf, zum Beispiel mit n8n, liest vereinbarte Angaben aus, schlägt eine Kategorie vor und bereitet den nächsten Schritt vor.
Danach
Eine Person prüft und bestätigt den Vorschlag; erst danach wird die Aktion weitergeleitet. Unklare Fälle werden sichtbar zur Prüfung zurückgestellt.
Wo Ihre Daten bleiben
Der Postfachzugriff wird auf vereinbarte Konten, Angaben und Aufbewahrungsregeln begrenzt. Jede angebundene Schnittstelle wird benannt und begrenzt.
Kostenbereiche
Ablauf planen · Plattform und Schnittstellen · Modell- oder API-Nutzung · Überwachung · Pflege und Support

Mit einer Entscheidung beginnen

Vor der Umsetzung den richtigen Weg festlegen.

Wir beginnen mit Ihrer konkreten Aufgabe und den beteiligten Menschen, Daten und Systemen. Daraus entsteht ein klarer Vorschlag: von einer einfachen Prozessverbesserung über Automatisierung und Systemanbindung bis zu einer lokalen, Cloud- oder hybriden KI-Lösung. Umgesetzt wird nur, was fachlich und wirtschaftlich sinnvoll ist.

01

Erster Einstieg

KI-Orientierung mit Entscheidungsbericht

Eine konkrete Geschäftsfrage klären, bevor Sie sich auf einen Anbieter, eine Architektur oder eine Umsetzung festlegen.

ErgebnisZwei fokussierte Workshops, eine Auswertung der vereinbarten Frage und ein schriftlicher Entscheidungsbericht innerhalb von zehn Arbeitstagen.

Das vollständige Angebot ansehen ↓

Wenn die Richtung feststeht: Umsetzung, Integration und laufende Begleitung

02

Ersten Ablauf umsetzen

Setup- oder Automatisierungs-Sprint

Einen Anbieter, eine Schnittstelle, eine lokale KI-Umgebung oder einen klar beschriebenen Arbeitsablauf auf einer Plattform wie n8n einrichten, mit typischen Aufgaben testen, dokumentieren und übergeben.

ErgebnisEin nutzbarer, getesteter und dokumentierter Ablauf.

Sprint eingrenzen ↓
03

Systeme verbinden

KI-Systeme integrieren

Datenquellen, Anwendungen, KI-Modelle und Verantwortlichkeiten zu einer Cloud-, lokalen oder hybriden Lösung verbinden.

ErgebnisEin integriertes System mit dokumentierter Übergabe und klarer Verantwortung für den Betrieb.

System besprechen ↓
04

Weiterentwickeln

Laufende Begleitung

Ein bestehendes Setup warten, Fehler beheben und erweitern, wenn sich Modelle, Anbieter, Kosten und Geschäftsbedarf verändern.

ErgebnisEin abgestimmter Rhythmus für Wartung und Weiterentwicklung.

Begleitung planen ↓

KI-Orientierung mit Entscheidungsbericht

Treffen Sie eine belastbare KI-Entscheidung, bevor Sie sich auf einen Anbieter, eine Architektur oder eine Umsetzung festlegen.

Sie bringen eine konkrete Geschäftsfrage und, falls hilfreich, bis zu drei Unterlagen mit insgesamt höchstens 30 Seiten mit. Gemeinsam grenzen wir die Entscheidung ein. Anschließend prüfe ich das vereinbarte Material und fasse die Ergebnisse in einem praxisnahen Entscheidungsbericht zusammen.

  1. 01Unverbindliches VorgesprächUmfang klären
  2. 02Workshop 1: Ausgangslage und Ziel klären60–90 Minuten
  3. 03Auswertung der vereinbarten FrageBis zu 3 bereitgestellte Unterlagen · insgesamt höchstens 30 Seiten
  4. 04Workshop 2: Ergebnisse und nächsten Schritt besprechen45–60 Minuten
  5. 05Schriftlicher EntscheidungsberichtInnerhalb von 10 Arbeitstagen nach Workshop 1 und Eingang der vereinbarten Unterlagen

Der Bericht behandelt

Eine klare Grundlage für die Entscheidung, ob Sie weitergehen, den Weg ändern oder stoppen.

Der Bericht bleibt knapp, nachvollziehbar und auf die vereinbarte Frage und das bereitgestellte Material begrenzt.

  • Ausgangsprozess und angestrebtes Ergebnis
  • Ein bis drei priorisierte Einsatzmöglichkeiten
  • Nutzbarkeit der Unterlagen und Daten
  • Bedarf an OCR, Extraktion, Abgleich und Validierung
  • Prüf- und Klärungswege
  • Eignung von lokaler, Cloud- oder hybrider Verarbeitung
  • Anforderungen an Anbindung und laufenden Betrieb
  • Sicherheit, Nachweise, Wiederherstellung und Support
  • Risiken, offene Fragen und mögliche Gründe, das Vorhaben nicht oder noch nicht weiterzuverfolgen
  • Empfohlene Reihenfolge und konkreter nächster Schritt für die kommenden 30 Tage
Erste Rückmeldung auf Ihre AnfrageInnerhalb von zwei Arbeitstagen
DurchführungRemote im DACH-Raum
KonditionenKonditionen und Rechnungsstellung werden nach dem Vorgespräch in einem individuellen Angebot festgehalten

Klare Grenze: Die Orientierung ist eine Entscheidungsgrundlage, kein Umsetzungsprojekt. Sie umfasst weder eine Rechtsberatung noch ein verbindliches Umsetzungsangebot. Eine mögliche Umsetzung wird anschließend getrennt geplant und angeboten.

Bitte senden Sie im ersten Kontakt noch keine vertraulichen Unterlagen. Umfang und sicherer Übermittlungsweg werden im Vorgespräch vereinbart.

Unverbindliches Vorgespräch anfragen ↓

Wenn eine einfachere Lösung genügt oder es sinnvoller ist, das Vorhaben nicht weiterzuverfolgen, ist genau das die Empfehlung.

Leistungen

Was ich für Sie umsetzen kann, sobald Ziel und Rahmen klar sind.

Je nach Aufgabe reicht der Auftrag von einer fundierten Entscheidung über einen einzelnen automatisierten Ablauf bis zu einem integrierten KI-System und seiner laufenden Betreuung.

01

Die passende Lösung auswählen

Aufgabe und Nutzen klären, Anbieter, Schnittstellen, offene Modelle, lokale Hardware und hybride Lösungen vergleichen sowie Datenschutz, Kosten und Verantwortung verständlich abwägen.

02

Einen funktionierenden Ablauf umsetzen

Die gewählte Umgebung einrichten, einen Dokumenten-, Wissens- oder Automatisierungsablauf aufbauen, vereinbarte Systeme anbinden und mit typischen Aufgaben aus Ihrem Alltag prüfen.

03

Sicher übergeben und weiterentwickeln

Entscheidungen und Zugänge dokumentieren, Anwender einarbeiten und festlegen, wer Updates, Überwachung, unklare Fälle und den laufenden Betrieb übernimmt.

So arbeiten wir zusammen

Drei klare Etappen, mit einer Entscheidung nach jedem Schritt.

Ob Cloud, lokal oder hybrid richtet sich nach Ihrer Aufgabe. Gemeinsam halten wir fest, welche Daten wohin fließen, wer Ergebnisse prüft und wer das System später betreibt.

  1. 01

    Aufgabe und Ziel klären

    Wir beschreiben den heutigen Ablauf, die beteiligten Personen, die benötigten Daten und das Ergebnis, das am Ende wirklich helfen soll.

  2. 02

    Lösung bauen und im Alltag testen

    Ich setze den vereinbarten ersten Ablauf um und prüfe ihn mit typischen Fällen, einschließlich Fehlern und unklaren Ergebnissen.

  3. 03

    Übergeben und Verantwortung klären

    Wir dokumentieren Zugänge und Datenwege, arbeiten Ihr Team ein und legen fest, wer Updates, Kosten und Support übernimmt.

Sie sehen jederzeit, was bereits funktioniert, was noch geprüft werden muss und wer den nächsten Schritt verantwortet. Dokumentation, Zugänge und Übergabe entstehen nicht erst am Ende.

Beispiele & Nachweise

So wird internes Wissen direkt nutzbar.

Das Video zeigt den Weg von ausgewählten Unternehmensdokumenten zu einer prüfbaren Antwort: Der KI-Chat-Assistent findet die passende Textstelle, nennt die Quelle und macht sichtbar, wenn die vorhandenen Unterlagen keine verlässliche Antwort ermöglichen.

Die Beispiele zeigen konkrete Abläufe und ihre Grenzen. Ob dieselbe Lösung für Ihr Unternehmen geeignet und verfügbar ist, prüfen wir anhand Ihrer Aufgabe, Unterlagen und Betriebsumgebung.

Aufgezeichnetes Beispiel in heller Darstellung mit fiktiven Dokumenten · deutsche Oberfläche · 48 Sekunden
Deutsches Transkript mit Bildbeschreibung
  1. 0 bis 6 s: Die Wiedergabe in heller Darstellung zeigt fünf Dokumente, die deutlich als fiktive Testdaten gekennzeichnet sind.
  2. 6 bis 18 s: Eine Wartungsfrage erhält zwei Antwortteile: zum Prüfungstermin und zu den dokumentierten Betriebsgrenzen.
  3. 18 bis 27 s: Zwei getrennte Fundstellen öffnen sich nebeneinander: wartungsplan-2026.pdf und anlage-a17-datenblatt.pdf, jeweils mit Seite, Abschnitt und exaktem Auszug.
  4. 27 bis 35 s: Eine nicht belegte Energiefrage wird ohne erfundene Antwort und mit null Fundstellen zurückgewiesen.
  5. 35 bis 41 s: Eine Frage zu einem anderen fiktiven Betrieb wird ohne externe Suche abgelehnt.
  6. 41 bis 48 s: Der Abschluss nennt die Beleggrenze und hält fest, dass Entscheidungen weiterhin von Menschen geprüft werden.

Interne Dokumente. Klare Antworten. Sichtbare Quellen.

Private AI Office: Ihr KI-Chat-Assistent mit Unternehmenswissen

Im Video sehen Sie eine vorab festgelegte Wiedergabe in heller Darstellung: Fünf ausgewählte Dokumente bilden die Wissensbasis. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter stellt eine Wartungsfrage, für die Prüfungstermin und Betriebsgrenzen zusammengeführt werden. Die vorbereitete Antwort zeigt zwei sichtbare Fundstellen aus zwei unterschiedlichen Dokumenten, jeweils mit Seite, Abschnitt und exaktem Auszug.

So gelangen Teams schneller zum relevanten Wissen, können jede Antwort unmittelbar prüfen und fundiert weiterarbeiten. Fehlt eine belastbare Quelle oder gehört eine Frage nicht zu den freigegebenen Dokumenten, sagt der Assistent das klar, statt etwas zu erfinden.

Wenn diese Arbeitsweise zu Ihrer Aufgabe passt, kann Private AI Office die kontrollierte Umgebung dafür bereitstellen. Welche Komponenten benötigt werden und ob die Lösung lokal, in der Cloud oder hybrid betrieben wird, klären wir für den konkreten Auftrag.

Zur Einordnung: Die Aufnahme verwendet fiktive Beispieldokumente und zeigt einen vorab festgelegten Ablauf. Sie macht Bedienung und Quellenprüfung sichtbar; für die Aufnahme wurde kein Modell aufgerufen und keine externe Geschäftsaktion ausgeführt. Daraus lässt sich weder eine aktuelle Live-Verfügbarkeit noch die Qualität beliebiger Antworten ableiten.

Frage stellen · Quelle prüfen · fundiert entscheiden
Beispielansicht der Test Arena mit fiktiven Werten zur Illustration eines einheitlichen Modellvergleichs
Beispielansicht eines Modellvergleichs · keine echten Messergebnisse

Bewertungsmethode

Modellvergleich mit nachvollziehbarem Prüfbericht

Mit der Test Arena prüfe ich verschiedene Modelle mit denselben Fragen und Bewertungsregeln. Sie erhalten die Ergebnisse und eine begründete Empfehlung in einem verständlichen Bericht; die interne Oberfläche ist nicht Teil des Angebots.

Zur Einordnung: Die angezeigten Werte sind reine Beispieldaten. Die Darstellung ist kein Benchmark und sagt nichts über Qualität, Geschwindigkeit oder Eignung eines konkreten Systems aus.

Beispieldaten · kein Benchmark

Über mich

Von der Geschäftsfrage bis zum laufenden KI-System.

Ich bin Kevin Klein, Senior AI Product and Platform Engineer. Ich verbinde Geschäftsprozesse, Produktentscheidungen und technische Umsetzung: von Architektur und Infrastruktur bis zu Einführung und Betrieb.

Ein KI-Projekt wird erst dann nützlich, wenn Aufgabe, Daten, Werkzeuge, Integration und Verantwortlichkeiten zusammenpassen. Deshalb betrachte ich nicht nur das Modell, sondern den gesamten Weg bis zur täglichen Nutzung.

Ich erkläre Entscheidungen verständlich, setze die vereinbarten Komponenten selbst um und dokumentiere sie so, dass Ihr Team die Lösung übernehmen kann.

Anforderung & NutzenGeschäftsfragen und Arbeitsabläufe in klare, wirtschaftlich sinnvolle Entscheidungen übersetzen.
Technik & IntegrationArchitektur, Modelle, Datenwege und Schnittstellen entwerfen, umsetzen und praktisch prüfen.
Einführung & ÜbergabeAnwender einarbeiten, Entscheidungen erklären und die Lösung nachvollziehbar dokumentieren.
Test & BetriebQualität, Fehlerverhalten, Wiederherstellung und laufende Verantwortung von Anfang an mitdenken.
Beruflicher Hintergrund auf LinkedIn ↗

FAQ

Vor dem ersten Gespräch.

Kurze Antworten auf Fragen, die vor dem Einstieg häufig entstehen.

Muss ich bereits wissen, welches Modell oder welchen Anbieter ich möchte?

Nein. Wir beginnen mit Aufgaben, Daten und Rahmenbedingungen und vergleichen anschließend passende Cloud-, lokale und hybride Optionen.

Ist lokale KI für ein kleineres Unternehmen nicht zu teuer?

Lokale KI kann eine spürbare Investition sein und ist nicht automatisch günstiger als ein Cloud-Dienst. Ob sie wirtschaftlich passt, hängt von Aufgabe, Nutzung, Hardware, Integration und Betriebsaufwand ab. Deshalb beginnen wir mit einer klar beschriebenen Aufgabe und vergleichen Nutzen, laufende Kosten und einfachere Alternativen, bevor ich eine größere Investition empfehle.

Was bedeutet „lokale KI“ konkret?

Bei lokaler KI laufen Modelle und ausgewählte Verarbeitungsschritte auf Infrastruktur, die Ihr Unternehmen kontrolliert. Das heißt nicht, dass automatisch jeder angebundene Dienst lokal arbeitet. Datenwege zu Cloud-Diensten, Suche, Updates oder Support werden deshalb ausdrücklich benannt und gemeinsam freigegeben.

Lässt sich das mit unseren bestehenden Programmen verbinden?

Das prüfe ich für jedes System einzeln. Automatisierungsplattformen wie n8n und vorhandene Schnittstellen können geeignete Anwendungen verbinden. Ob das zuverlässig funktioniert, hängt unter anderem von Zugriffsrechten, der Qualität der Schnittstellen, der Kontrolle über Ihre Daten und technischen Grenzen des jeweiligen Anbieters ab. Nicht jede mögliche Integration ist auch sinnvoll.

Wer richtet das System ein und verbindet unsere Daten?

Ich kann die vereinbarte Einrichtung von Infrastruktur und Diensten, die Konfiguration der Modelle, Daten- und Workflow-Integration, Tests, Dokumentation, Schulung und Übergabe übernehmen. Was Ihr Team bereitstellt und was ich umsetze, halten wir vor Beginn eindeutig fest.

Ist ein lokales Modell gut genug und was passiert bei Fehlern?

Das lässt sich nur mit typischen Aufgaben und Dokumenten aus Ihrem Arbeitsalltag beantworten. Ich prüfe Qualität, Quellenbezug, Geschwindigkeit, Hardwarebedarf und Fehlerverhalten. Wichtige Ergebnisse benötigen nachvollziehbare Quellen, klare Prüfregeln, begrenzte Aktionen und eine menschliche Entscheidung. Wenn Cloud oder Hybrid für eine Aufgabe deutlich besser passt, bleibt das eine sinnvolle Empfehlung.

Können Sie bei Hardwarekauf und Einrichtung helfen?

Ja. Ich kann den Bedarf erfassen, vorhandene Hardware prüfen, ein passendes System empfehlen, die KI-Umgebung einrichten und die ausgewählten Modelle praktisch testen. Eine Kaufempfehlung folgt Messwerten statt einer pauschalen Ausstattungsliste.

Wer betreibt das System nach der Übergabe, und wem gehört es?

Das legen wir während der Umsetzung fest. Sie erhalten kundeneigene Konten, Dokumentation, Schulung und eine klare Übergabe. Laufende Begleitung kann separat vereinbart werden; dauerhafter Zugriff auf Ihre Administratorkonten ist nicht der Standard.

Können wir mit einem kleinen Anwendungsfall beginnen?

Ja. Wir können mit einer Entscheidung, einer ausgewählten Dokumentensammlung, einem einzelnen Arbeitsablauf oder einer kontrollierten Einrichtung beginnen. Vorab legen wir fest, woran wir Nutzen und Grenzen erkennen und wie danach entschieden wird. Wenn eine einfachere Lösung ausreicht, ist genau das meine Empfehlung.

Beginnen wir bei Ihrer Aufgabe

Was soll KI für Sie einfacher machen?

Für eine erste Einschätzung genügen ein paar Zeilen: Welche Aufgabe soll leichter werden, wer ist beteiligt und wo liegt heute der Engpass? Ich melde mich innerhalb von zwei Arbeitstagen zur Abstimmung des Vorgesprächs.

Unverbindliches Vorgespräch anfragen ↗Direkte E-Mail · kein Formular oder Tracking · bitte noch keine vertraulichen Unterlagen anhängen